2014年高职毕业生档案整理和转递工作要求及安排
作者：学工部 来源：学生处,团委 阅读次数：841 发布时间：2014-06-04 14:53
东校区各学院、基础部：
为保证今年毕业生档案转递工作的顺利进行，能及时、准确、规范地将毕业生档案转递到相关单位，现将2014届毕业生档案整理和转递工作要求如下：
一、毕业生档案整理工作的相关要求及所需准备材料
1、档案袋封面毕业生基本信息内容统一填写样式为：姓名：张一，性别：男/女，学号：201118xxx，学院：经济管理学院，年级：2011，专业：市场营销（或国际经济与贸易、工商企业管理）。
2、档案袋中内容严格按照封面编号顺序排放，档案内容的件数和页数一定要与封面标注相符。
3、具体各栏目要求如下：
编号1：高校招生考生档案：此项为学生入学时上交的高考档案，把原有的档案开封，取出内容，查看具体份数、页数，装入档案袋，并在封面标注（高考档案中的剩余材料注意保存，如：高考档案袋）。
编号2：入学通知书：此项直接装入，并在封面标注。
编号3：学籍卡：要求加盖教务处公章，装入档案袋，并在封面标注。
编号4：高校毕业生登记表：要求加盖山东职业学院公章，装入档案袋中，并在封面标注。
编号5：高校历年成绩单：要求加盖教务处公章，装入档案袋，并在封面标注。
编号6：高校体检表：此项直接装入档案袋，并在封面标注。
编号7：党团材料：查看具体份数、页数，装入档案袋，并在封面标注。
编号8：奖励与处分：按照实际情况，装入档案袋，并在封面标注。
编号9：就业材料：此项为《报到证》浅色联，装入档案袋，并在封面标注。
编号10：其他材料：如有其他形式的材料，可根据具体情况放入并标注。
注：
（1） 档案上交时，请按照学号顺序排放；
（2） 请各学院严格按照要求，填写、整理、入档。上交档案时，签订相关责任书，如有错误，责任自负；
（3） 就业报到证发放时间不定，等山东职业学院通知。
二、档案袋封面书写要求
1、档案袋封面正面：书写公正，封面整洁，不得乱写乱画。
2、档案袋封面背面：在认真核对毕业生派遣信息基础上，打印出“毕业生档案袋封底贴条”（例表见附件一），贴在毕业生档案袋背面。
3、档案袋封底用B5纸打印（横版设置），贴在档案袋封底上即可。
三、建立电子档案库
认真检查纸质档案，同时建立好电子档案转递统计表，提前发邮件到：s2083@126.com;电子档案转递统计表与纸质档案的分类和顺序要一致，以便各地人社局备案。
1. 电子档案转递统计表内容如下：（使用EXCEL建立）
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序号
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姓名
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性别
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身份
证号
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毕业
年度
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毕业学校
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专
业
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学
历
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生源地
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生源地代码
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户口所在地
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转递方式
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机要（特快）号
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签收人
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签收时间
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备
注
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学号
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1
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张丹
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女
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3702
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2014年
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山东职业学院（西校区）
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文
秘
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专
科
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注：学生档案编号为学生的学号
2. 分类统计
（1）已专升本的毕业生档案：各学院按照程序规范封装后直接交学生本人带走并送到所录取院校（建议学院留存学生自带证明）；
（2） 未按时毕业的毕业生档案：由学院保管并做好电子档案备查；
（3） 报到证已派往具体接收单位（既签就业协议）的毕业生档案：单独统计做表，并在“备注”栏中注明就业协议书上的档案转递地址。
（4）除上述第（1）、（2）、（3）项以外（既回生源地）的毕业生档案：要按照派遣城市分别做表统计，并在城市内以档案号（学号）为顺序排列。
3、档案上交时，请按照学号顺序排放，按照各地市分装打包交至学生处。
五、电子就业调配表（附件三，6月中旬就业派遣工作结束后学生处提供）。
六、2014届毕业生档案交接程序安排
1、学生处工作人员于6月下旬到学院抽查毕业生档案整理工作情况（档案袋密封前）。
2、6月底统一办理档案交接手续，各学院档案整理完毕后要提前与学生处联系，约定时间，现场确认，双方审核无误后签订档案交接单（档案交接单一式两份，毕业生档案统计表附后，学院保存一份，学生处保存一份）。
请各学院严格按照要求填写、整理、入档。各学院毕业生工作人员要以高度的责任心，严格按照规范程序认真填写整理学生档案，集中精力做好今年毕业生档案的转递工作。
附件一： 2014年山东职业学院（西校区）毕业生档案袋封底贴条（例表）
附件二：电子就业调配表（略）
附件一： 2014年山东职业学院（西校区）毕业生档案袋封底贴条（例表）
姓名： 性别： 学号：
身份证号码：
毕业年度：
毕业院校： 山东职业学院（西校区）
专业： 学历：
生源地： 生源地代码：
户籍所在地（具体到县、区）：
档案转递地址：山东省济南市人力资源和社会保障局