概括地讲，档案的作用有两个方面，一是凭证作用；二是参考作用。对于一个具体单位或个人，档案的作用体现在以下方面：
　　1、档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。
　　2、档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。
　　3、档案是一个单位规范管理的基础。
　　4、档案我们积累和传播知识重要载体。
　　5、档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。
　　6、档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。